Наконец мы подошли к рассмотрению первого правила магической пирамиды. Напомним его: идеи и суждения должны подытоживать смысл идей и суждений, объединенных в логические смысловые группы на иерархическом уровне ниже.

 Когда идеи объединены в логическую группу на основании дедуктивной аргументации, итоговая мысль легко выводима, поскольку опирается на финальные заключения силлогизма. Но когда вы имеете дело с группой идей, объединенных индуктивно, итоговая мысль должна являться выражением вскрытых и явных взаимосвязей в этой группе.

 Большая часть «деловых писателей» не стремится никаким образом подытоживать смысл сгруппированных идей. Как мы видели, чаще всего они связывают идеи так плотно, что вырисовывается только их общий смысл, а о специфической взаимосвязи речи не идет. Соответственно авторы вынуждены объединять специфические идеи суждениями, которые я называю интеллектуально пустыми:

 * компании следовало бы иметь три цели,

 * в организации существует две проблемы,

 * мы рекомендуем провести пять изменений.

 Я называю такие суждения интеллектуально пустыми, поскольку на самом деле они не подводят итог и не являются выводами из идей, объединенных на уровне ниже, а просто указывают на общую внешнюю характеристику обсуждаемых идей. В качестве таковых подобные суждения не могут служить ориентирами или зацепками, которыми пользуется читатель для осмысления написанного.

 Главная цель итоговых суждений - привлечение дополнительного внимания к высказываниям, которые объединены в логические группы и которые следует тщательно обдумать в дальнейшем. Вы используете такое итоговое суждение и «прицепляете» подобные ему (индуктивные) или приводящие к нему (дедуктивные). Но сначала вы должны убедиться в истинности итога.

 Однажды я работала с сотрудником, который написал в отчете: «Компания столкнулась с двумя организационными проблемами», а затем перечислил их. Когда я спросила его, в чем эти проблемы схожи и может ли он объединить их в одном суждении, он ответил, что вовсе и не собирался говорить далее что-либо об организационных проблемах. На самом деле его сферы деятельности компании, требовавшие повышенного внимания.

 Затем мой подопечный увидел, что на самом деле существовали не две так называемые проблемные сферы, а четыре, и только одну он мог определить правильно. В дальнейшем он обнаружил, что именно эта правильно определенная проблема была главной и действительно организационной. Проблема заключалась в неспособности командного состава делегировать власть от руководства сотрудникам. Теперь, имея ясное представление о сути проблемы, сотрудник мог сосредоточиться на поиске решений.

 Итоговое утверждение желательно представлять как можно более ясно еще и потому, что это значительно облегчает жизнь читателю. Документ, содержащий большое число интеллектуально пустых предложений, не располагает к внимательному чтению, поскольку содержит слишком мало якорей, удерживающих читательский интерес. Добавлю, что существует реальная опасность написать трудно воспринимаемый и непонятный документ. Чтобы доказать это, приведу вам пример обмена репликами, который я услышала по радио несколько лет назад:

 Первый говорящий: — Джон Вейн полагает, что хорошо подготовлен к тому, чтобы написать биографию Самуэля Джонсона по трем причинам:

 - его происхождение из того же самого бедного Стаффордшира;

 - то же образование в Оксфорде;

 - те же самые литературные предпочтения.

 Второй говорящий: - Я не согласен. В Стаффордшире нет настоящей правды.

 Это превосходный пример абсолютного взаимного непонимания. Второй собеседник просто не понял первого, потому что первый не прояснил со всей очевидностью, что же именно он имеет в виду. Второй участник беседы готов воспринимать то, что ему скажут, ждет и ищет смысл в высказываниях первого. Но первый оратор просто заявляет о трех причинах. Скорее всего, его собеседник воспринял как главный пункт в рассуждениях «тот же самый бедный Стаффордшир», а остальные две причины попросту не заметил. Когда ему пришлось отвечать, он ответил на то, что услышал. При этом собеседники говорили прямо друг за другом.

 А если бы вместо перечисления причин первый говорящий сказал бы: «Джон Вейн напишет хорошую биографию Самуэля Джонсона, потому что у них поразительно много общего - и район, в котором они родились, и оксфордское образование, и одинаковые литературные предпочтения», второй собеседник, скорее всего, понял бы все сразу и правильно. И продолжил бы диалог в соответствии со своими представлениями.

 Что же необходимо делать, чтобы правильно построить итоговое суждение? Во-первых, как это было показано в двух предшествующих главах, проверить принципы объединения идей в логические группы, убедиться в том, что соблюдается правило ВИИД (порядок отражает либо ход процесса, либо структуру или классификацию). Затем вы должны оценить характер, которому будет соответствовать ваше итоговое суждение. Безотносительно к принципам объединения идей в логических группах главное суждение будет либо рекомендацией читателю сделать что-то, либо ситуационным положением, описывающим нечто.

 * Подытоживая действия, указывайте на следствия, к которым приведет исполнение определенных действий.

 * Подытоживая ситуационные описания, подчеркните тот признак, который делает эти описания сходными.

 Итоговая мысль как следствие из ряда действий

 Невозможно переоценить значимость для бизнес-документов утверждений о действиях или их этапах - тех, что описываются множественным числом существительных (шаги, рекомендации, цели, задачи, изменения). Вы пользуетесь подобными рекомендациями, когда пишете руководства, справочники, разрабатываете планы, описываете системы и структуры, озвучиваете свои соображения о путях решения проблем.

 Поскольку любые осознанные действия всегда направлены на достижение некоторых целей, вы помещаете описание этих действий в группе причин, которые ведут или должны привести к единому следствию. Итоговое следствие вы размещаете на логический уровень выше всего остального, приблизительно так, как это показано на рис. 45.

 На рисунке показано, что при наличии нескольких этапов, необходимых для достижения окончательной цели, действия легко рассыпаются на иерархическую структуру. Она позволяет читателю легко оценить, как действия связаны между собой, и понять их последовательность.

 Однако для большинства людей группирование действий в соответствии со следствиями, которые они могут произвести, - весьма непривычное занятие. Привычным считается другой подход: отделение причин от следствий, на каком бы уровне абстракции они ни находились, и произвольное объединение в причинные и следственные группы, что приводит с точки зрения логики к хаотичес-1 кому смешению. Увы, для такого подхода существует множество объяснений. Главное среди них - пишущие обыкновенно трактуют желательные действия столь широко, что сами не могут точно определить, каким будет их следствие. I Вдобавок ко всему создатели документов часто не понимают разницы между! причиной и следствием. В любом случае «писатели» склонны объединять идеи! в группы просто по первоначальному сходству, потому что это наиболее общий вид мыслительной деятельности. Ниже мы рассмотрим способы, которые по-[ могут вам справиться с этими трудностями.

 Учет значения слов

 Если вы выстраиваете причинно-следственную структуру правильно, то о каждой группе идей, начиная с самой нижней, можете сказать примерно следующее: «Я делаю эти три вещи, чтобы добиться такого-то результата, который описан далее. Затем я делаю следующие три шага, чтобы достичь результата, представленного еще выше». Каждый шаг или каждая идея должны взаимно исключать все прочие, то есть не перекрещиваться. И каждая группа идей долж на быть внутренне целостной и однородной.

 Чтобы оценить, целостна ли логическая группа идей, необходимо уделить особое внимание итоговому заключению, являющемуся точным производным из этой группы, неким товаром, который вы как бы можете пощупать. Другими словами, вы не можете сказать: «Я делаю эти три вещи, чтобы увеличить доход». Потому что и десять процентов увеличения дохода и два процента увеличения дохода - это все «увеличение дохода», но вот шаги, которые вели бы к тому или иному увеличению, весьма отличаются друг от друга.

 Чтобы читатель понимал вас, а вы сами могли контролировать и проверять ход своих мыслей, суждение должно иметь примерно такую вполне определенную форму: «Я поступаю таким образом, чтобы увеличить доход на 10 процентов к 15 января». Такой вид высказывания (суждения, скрытого в нем) позволяет вам оценить, те ли действия и этапы вы объединили уровнем ниже, ведут ли они к достижению конкретного результата.

 Разумеется, вы не всегда будете иметь дело с конкретными цифровыми показателями. Но всегда будет существовать приемлемый способ проверить целостность и исчерпывающую полноту шагов. Полезным приемом является представление о гипотетическом человеке, предпринимающем определенные действия. Вы, по крайней мере, сможете себе представить, каким образом этот человек поймет, где именно он остановился в своих действиях и к чему все-таки пришел.

 Если мы представим себя на месте адресата послания, представленного ниже, мы получим полное право высказать справедливое суждение о том, что оно является чистой тарабарщиной.

 Мировое сознание должно развиваться через понимание каждым инди видуумом своей роли как члена мирового сообщества.

 Что мы должны теперь делать? Как узнать, в чем наша конечная миссия как членов мирового сообщества? Можем ли мы представить себе «индивидуума, понимающего свою роль»? Если не можем, то мы и не знаем, к чему произносил автор столь высокопарные фразы. Вот еще пример, в котором мы вряд ли смо жем разобраться.

 Для снижения шансов перерастания конфликтной ситуации в прямую кон-фронтацию и для ее перехода в нормальное обсуждение с учетом положе-ния и заслуг, необходимо направить усилия на то, чтобы:

 Учитывать личные стремления сотрудников

 Выстроить систему уважительного взаимопонимания между сотрудниками Развивать навыки правильного построения собеседований

 Планировать и контролировать проведение собеседований

 Научить находить приемлемое решение, основываясь на объективной ин-формации.

 Что имел в виду автор? Какие именно усилия для решения той или иной зада-чи необходимо предпринять? Чего мы добьемся, если все сделаем? Как видно, без ясного и конкретно прописанного представления о финальной цели невозможно оценить, способны ли шаги, предложенные далее, привести к ее достижению.

 Помните, что этот прием (представление себя самого на месте действующего лица) служит либо для поиска и проверки конечной цели, либо для точного определения начального шага, который должен быть совершен на пути к ней. Чтобы наглядно продемонстрировать этот технический прием, рассмотрим несколько примеров, которые встречаются в пространных бизнес-документах. В соответствие первоначальному расплывчатому примеру поставлено точное проясняющее действие.

 Итак, здесь вы можете увидеть, что точные формулировки целей и действий воспринимаются легче, потому что образно отражаются в сознании. Конечно же, это делает документ более интересным для чтения. Но, возможно, более важно здесь то, что без ориентации на конечный продукт размышления мы не можем уверенно определить, какие действия предпринять на следующем этапе.

 Что было сказано

 1. Усилить эффективность регионов

 2. Сократить обработку отчетов.

 3. Пересмотреть процессы управления

 4. Улучшить отчетность по финансам

 5. Обдумать стратегические намерения

 6. Перераспределить человеческие ресурсы

 Что это значило

 1. Запланировать жесткие показатели для регионов

 2. Утвердить систему работы, чтобы исключить опаздывания отчетов

 3. Определить, какие процессы управления необходимо пересмотреть

 4. Разработать систему, которая позволяет фиксировать неплатежи на раннем этапе.

 5. Разработать ясную долгосрочную стратегическую программу

 6. Распределить сотрудников так, чтобы их ответственность была сопоставима с занимаемой должностью.

 Итак, указав в первом пункте на «планирование жестких показателей для регионов», я направила мышление читателя на дальнейшее обдумывание задач, связанных с этим планированием. Соответственно я смогла показать необходимость «изменения системы работы с отчетами». А к чему бы я пришла, если бы начинала с более чем туманного «усиления эффективности регионов»? Ни к чему очевидному, что могло бы стать зацепкой или обоснованием для следующего шага в достижении цели.

 Вам просто необходимо помнить, что идея или утверждение могут быть и причиной, и следствием в структуре документа. Соответственно все шаги следует описывать так, чтобы не терять из виду конечную цель документа. Когда вы строите свои рассуждения без учета этого правила, то попросту запутываете причинно-следственные связи. Посмотрите, что может получиться на примере описания этапов для проектной группы.

 Определение проектов с высоким потенциалом прибыльности.

 1. Критическая оценка исходных данных.

 A. Определение ключевой задачи

 Б. Сбор данных для решения ключевой задачи

 B. Обзор возможностей и тенденций, влияющих на решение ключевой задачи.

 2. Определение осуществимых проектов.

 A. Оценка полезной отдачи от осуществляемой деятельности

 Б. Определение возможного уровня развития и доходов:

 B. Подготовка наброска плана проекта с высоким потенциалом отдачи. »