Необходимость излагать что-либо
на бумаге и ведение деловой документации — одна из утомительных особенностей
бизнеса. Практически каждый считает это занятие рутинным и в то же время
сожалеет о том, что не может писать деловые бумаги лучше, чем умеет. А многим
людям прямо говорят, что им необходимо усовершенствоваться в этом занятии, если
они хотят добиться успеха и карьерного роста.
Это удается далеко не всем, и
главная причина - представление о том, что писать ясно и понятно - значит
писать проще и прямолинейней, чем обычно. Действительно, предложения в деловых
документах часто слишком длинны и тяжеловесны. К тому же деловой язык зачастую
перегружен техническими терминами и абстракциями, а разделы документов
выстроены так, что осложняют понимание читателя.
Но все это слабости и недоработки
стиля. Хорошо знакомые трудности для тех, кто получил формальную подготовку,
чтобы улучшить свои навыки в создании деловых бумаг. Эти слабости и недоработки
могут быть устранены примерно так же, как в процессе обучения машинописи. Надо
только выполнять и многократно повторять определенные упражнения, для которых у
«писателей», занятых в промышленности или в управлении, просто не находится
свободного времени. В результате многие продолжают выслушивать тщетные
пожелания о том, что им необходимо писать более ясно и понятно.
Однако существует и вторая
причина того, что документы неясны и непригодны. И хотя она гораздо более
существенна, чем первая, устранить ее гораздо легче и быстрее. Эта причина
связана со структурой делового документа - с порядком, в котором появляются
высказывания безотносительно к тому, хорошо или плохо они прописаны. Если
какой-то документ написан неясно, то, прежде всего, это означает, что порядок
подачи идей и соображений не соответствует реальным возможностям читателя
воспринимать их.
Способности восприятия
практически одинаковы у всех: у тех, кто создает документы, и у читателей.
Осознавая это, можно научиться писать легко. Автор, стремящийся к тому, чтобы
структура написанного совпадала с читательским восприятием, привыкает мыслить и
излагать идеи так, что его высказывания и фразы становятся менее тяжелыми.
В первом разделе этой книги
объясняется, почему структура восприятия текста всегда имеет форму пирамиды, и
говорится о том, какие логические подструктуры ее образуют. Здесь же вы
узнаете, как воспользоваться этими знаниями, чтобы уточнить мысли и идеи,
которые собираетесь включить в определенный документ. Научитесь тому, как
просто и ясно обозначать взаимосвязь между этими идеями и мыслями. Наконец,
найдете ответ на вопрос, как сделать структуру настолько понятной, что идеи
документа и их взаимосвязь в тексте будут очевидны для читателя.
|