В Оулесбери проявили неподдельный интерес к выявлению факторов, влияющих на стоимость типографского набора. Я беседовал на эту тему с Роем Вальтером, Брайаном Томпсоном и Джорджем Кеннеди. Последний попросил обратить особое внимание на следующее: (1) существуют ли в процессе набора этапы, которые можно было бы исключить, чтобы снизить стоимость; (2) каковы причины, вызывающие низкую производительность, и почему они не влияют на производительность конкурентов.

 В настоящее время типографский набор осуществляется с очевидным напряжением. Большая часть работы производится помимо и в дополнение к запланированным объемам. Возникшие трудности связаны главным образом с той частью набора, где велика доля участия людей в процессе производства. Уровень зарплат в ТТВ ниже, чем в среднем по региону, поэтому возникает дефицит персонала: новые сотрудники не приходят, а старые - уходят.

 В настоящий момент усилилось влияние профсоюзов, к тому же два наборщика уволились. В результате отделу не хватает сотрудников на проведение плановых работ, те, что есть, работают сверхурочно, а это ведет к перерасходу средств на оплату более чем на 50%.

 Выводы

 1. Полагаем, что стоимость может быть снижена за счет следующих шагов:

 (А) упрощение процесса набора дешевых изданий;

 (Б) увеличение производительности за счет изменения этапов набора.

 2. Для упрощения процесса необходимо провести пробное изменение на этапе контроля качества изданий. Сокращение числа и времени контрольных операций следует совместить с заключительным контролем качества дешевых изданий и учетом реакции потребителей на такие изменения. Предлагаемое упрощение может привести к уменьшению общей стоимости типографского набора на 10%.

 Второй путь снижения стоимости требует детального изучения методов работы.

 В фирме ТТВ стоимость превышает стандарты на 20-50%, поэтому могут быть найдены и другие возможности для ее уменьшения.

 3. Сравнение между ТТВ и Бердом, Пернелом и Ватерлоу, вероятно, могло бы пролить свет на проблему стоимости набора. Джордж Кеннеди и Рой Вальтер, как оказалось, весьма заинтересованы в проведении такого сравнения. Однако, на мой взгляд, простое конкурентное сравнение может не привести к значимым результатам.

 4. Отношение к факторам, влияющим на стоимость, и к оценке существующей стоимости в Оулесбери различны. Герри Галвет считает, что она действительно очень высока, Джордж Кеннеди - что не имеется данных, чтобы оценить ее уровень, а Рой Вальтер не может определить факторы, влияющие на стоимость. Все они выразили желание дополнительно разобраться в этом вопросе.

 Я, как и вы, не знаю о ситуации и предмете доклада ничего, кроме того, что содержится в тексте. Следовательно, мы будем рассматривать этот текст сам по себе, не пытаясь оценить, верна ли сообщаемая нам информация. Идеи, которые необходимо обсудить, изложены в списке на рис. 8. Следующим шагом станет обдумывание взаимосвязей между этими идеями.

 Начнем с рекомендаций. Оценить ценность и уместность идей, описывающих действия, гораздо легче, чем адекватно оценить идеи, связанные с характеристиками ситуации (см. главу 9).

 Итак, какая связь существует между упрощением процесса производства и изменением методов работы? Никакой! Потому что оба суждения говорят об одном и том же, так что здесь нам нечего анализировать.

  Шаг первый: Список идей.

 Проблемы

 1. Низкая производительность в процессе набора.

 2. Повторение этапов во всех видах изданий.

 3. Неконкурентные цены за простые работы.

 4. Отклонение от плановых показателей.

 5. Сравнительно низкая оплата труда.

 6. Дефицит кадров.

 7. Высокий объем сверхурочных работ.

 8. Худшая производительность по сравнению со стандартной.

 Решения

 1. Упростить процесс набора дешевых изданий.

 2. Увеличить производительность за счет изменения этапов работы.

  Шаг второй: Установление логической связи между положениями документа.

 Перейдем к проблемам. С первого прочтения становится очевидно, что в этом списке существуют определенные причинно-следственные отношения, которые мы бы хотели представить настолько ясно, насколько это возможно (Рис. 8. Шаг 2). При анализе этих отношений мы обнаруживаем две цепочки с причинно-следственной связью и пропущенными звеньями, которые в этих цепочках следовало бы восстановить.

 Теперь мы готовы сделать некоторые выводы. Либо в докладе говорится о том, что стоимость высока, потому что низка продуктивность и велики временные затраты, либо о том, что для уменьшения стоимости необходимо упростить методы и процедуры и поднять заработную плату. Чтобы определить, о чем собственно идет речь, нам приходится еще раз пересмотреть Введение. О каких проблемах, уже известных читателю, сообщается во Введении? Очевидно, читатель знает, что стоимость - это архиважно, что фирма ТТВ неконкурентоспособна в отношении цены на простые работы, что, возможно, в ТТВ никто не может оценить, действительно ли так высока стоимость. В этом случае мы могли бы выстроить процесс обдумывания так:

 1. Тема = составляющие стоимости.

 2. Вопрос = они действительно так высоки?

 3. Ответ = да.

 4. Ситуация = составные части стоимости типографского набора - наиболее важный элемент полной стоимости.

 5. Проблема = неизвестно, действительно ли стоимость так высока по сравнению с уровнем конкурентов.

 Вопрос (2) = действительно ли она выше, чем у конкурентов?

 Ответ (2) = да.

 6. Новый вопрос (3) = как нам уменьшить стоимость?

 7. Ключевая линия = исключить лишние этапы в процессе работы и поднять зарплату до сопоставимого с конкурентами уровня.

 На рис. 9 показано, как эти идеи могли бы быть организованы в более приемлемой версии доклада. Читатель мог бы не согласиться с выводами молодого консультанта, но, по меньшей мере, счел бы доклад ясным и понятным, определил, с чем он не согласен, и решил бы, что стоит обдумать более тщательно.

 Чтобы можно было показать, как во Введение включаются все суждения, относящиеся к ключевой линии, здесь приводится полный текст доклада. Такое включение позволяет читателю начать обдумывать доклад за первые тридцать секунд чтения или еще раньше. А поскольку весь документ посвящен только объяснению утверждений ключевой линии или обоснованию этих положений, ни одна важная мысль не ускользнет от внимания и не выпрыгнет неожиданно и необоснованно из какого-нибудь темного места документа. Соответственно, если читатель ограничен во времени, он может быстро ухватить основную мысль. Поэтому помните: если ваши доводы не становятся «родными» за первые тридцать секунд чтения, переработайте документ.

  Кому:

 От кого:

 Дата: август 22, 2001

 Тема: ТТВ

 Я провел две недели в Оулесбери, изучая стоимость типографского набора и факторы, влияющие на нее. Как мы уже знаем, стоимость набора составляет 40% полной стоимости изданий в твердых переплетах и 50-55% изданий в мягких переплетах. В ТТВ точно не установлено, так ли высока стоимость типографского набора, но в данный момент очевидно, что компания отстает от конкурентов по себестоимости дешевых изданий.

 Наши предварительные исследования показали, что стоимость типографского набора может быть значительно снижена за счет следующего:

 • Исключения излишних этапов в процессе набора.

 • Повышения уровня оплаты труда.

 ИСКЛЮЧЕНИЕ ИЗБЫТОЧНЫХ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ЭТАПОВ

 Производительность в ТТВ отстает от среднего уровня на 20-50%. Анализ процесса набора показывает, что при издании разных видов книжной продукции сохраняются все этапы процесса вне зависимости от того,.что набирается - Библия или скандальный триллер. Вероятно, этим отчасти объясняется высокая стоимость дешевых изданий.

 Данные факты мы обсудили с Роем Вальтером, Брайаном Томпсоном и Джорджем Кеннеди. Кеннеди высказал пожелания произвести опытный выпуск изданий, в процессе которого были бы исключены некоторые шаги, чтобы изучить: (1) как повлияет исключение на качество изданий и упрощение работы; (2) как повлияет исключение на производительность.

 В начале следующей недели мы попробуем изменить процесс набора для нескольких простых изданий и проконтролируем, как скажутся эти изменения на качестве и времени, а также узнаем реакцию заказчиков на них. Ожидаемая экономия может составить 10% от общего объема стоимости. Также планируется завершить детальное изучение других методов работы.

 УВЕЛИЧЕНИЕ ОПЛАТЫ ТРУДА

 Уровень оплаты труда в фирме ТТВ ниже, чем в среднем по региону, поэтому ТТВ испытывает дефицит кадров: новые сотрудники не приходят, старые - увольняются. Два наборщика уволились только, что, в результате чего в отделе осталось меньше сотрудников, чем планировалось. Теперь большая часть работы будет производиться в неплановых условиях. Оплата сверхурочных приведет к увеличению расходов на оплату труда на 50%.

 Кроме того, профсоюзы требуют дальнейшего роста зарплаты. Учитывая эти факторы, следует нанять сотрудников и исключить сверхурочные работы.

К сказанному добавлю, что и заголовки в документе должны выделять и подчеркивать главные мысли в структуре вашего документа, чтобы читатель быстро схватывал общую задачу и мог сложить ее из частностей, если документ очень велик. Поэтому, когда вы подбираете слова для заголовков и оглавлений, старайтесь отразить существенные идеи, а не общие категории или этапы осмысления (подробнее об этом см. в главе б «Как организовать и высветить структуру документа».). Никогда не пользуйтесь такими словами, как, например, «Изыскания», «Выводы». Такие заголовки лишены смысла и ценности для того, кто может только быстро ознакомиться с документом.

 Предупреждения начинающим строителям

 Сама жесткость правил пирамиды поможет вам начать работу над документом с любой идеи, где бы в структуре она ни находилась, и прояснить другие идеи. И это не зависит от того, начнете ли вы создавать структуру с вершины или с основания. Мы постарались рассказать вам только об общих принципах, но реальные возможности бесконечны, поэтому вопросы и проблемы неизбежны. Ответим на некоторые из тех, что чаще всего возникают у начинающих пользоваться правилами магической пирамиды.

 1. Старайтесь все-таки начинать строительство пирамиды сверху. Та минута, когда вы выражаете мысли на письме, всегда кажется прекрасной. Вы можете расслабиться и решить, что не стоит тратить усилий на пересмотр и исправление текста. Поэтому не приступайте сразу к диктовке, считая, что напечатанный документ будет легче переделать. Вам может так понравиться его вид, что вы и не обратите внимания на недостаток логики и не правильно выраженные мысли.

 2. Используйте описание ситуации как начало процесса обдумывания Вве-дения. Когда вы не твердо знаете, что в первую очередь хотите осветить во Введении - ситуацию, проблему, вопрос и ответ - вы можете располагать эти элементы в любом порядке (в зависимости оттого эффекта, который хотите произвести). Порядок, выбираемый вами, придаст документу особую интонацию, а она может быть различна для документов разного рода.

 Тем не менее процесс обдумывания начинайте с ситуации, потому что она поможет вам корректно подойти к осмыслению проблем и вопросов.

 3. Не забывайте обосновать Вступление. Зачастую вы садитесь писать и уже знаете в деталях и полностью оформили в уме главную мысль, из которой вытекает очевидный вопрос. В этот момент вы можете поддаться тенденции перепрыгнуть через Вступление и начать сразу формулировать следу  ющие вопросы из ключевой линии. Не поддавайтесь этому искушению.

 В большинстве случаев вы обнаружите, что в результате обдумывания вы структурируете информацию, относящуюся к ситуации или проблеме, и, следовательно, пытаетесь заставить себя найти сложные дедуктивные аргументы. Разберитесь со вступительной информацией сразу же, чтобы освободиться для сосредоточенного осмысления идей на более низких уровнях.

 4. Всегда включайте информацию о возникновении ситуации во Введение.

 Вы не можете рассказывать читателю, «что случилось», в основном тексте документа с намерением дать ему необходимые факты. Так как текст должен содержать только идеи и суждения, связанные между собой логически. Это означает, что вы можете упоминать о следствиях только в связи с причинно-следственными взаимоотношениями, которые установлены в результате осмысления идей. Простая историческая данность не является результатом логического мышления, следовательно, не может быть включена в иерархию групп.

 5. Ограничивайте информационное наполнение Введения только тем, что читатель признает безусловно истинным. Во Введении читателю рассказывают непременно то, что он уже знает. Конечно, иногда вы не можете установить точно, знает ли он что-то, а иногда вы определенно догадываетесь, что читатель не владеет вопросом. Однако, если мысль легко проверить при помощи простых объективных наблюдений и подтвердить ее истинность, вы можете воспринимать читателя как все заранее знающего в том смысле, что у него не возникнет опасений об истинности вводных суждений.

 6. Обязательно обосновывайте каждое положение в ключевой линии. Утверждение следует доказывать и обосновывать до тех пор, пока не перестанут возникать новые вопросы. Понятно, что каждое суждение требует своей глубины обоснования. Однако на ключевой линии все суждения должны иметь хотя бы один уровень обоснования. Это абсолютно обязательно для дедуктивных рассуждений с отношениями, выраженными словом «следовательно». Если вы вдруг обнаруживаете, что нет никакой необходимости обосновывать заключительную мысль, тогда вы перестраиваете вашу аргументацию и, возможно, начинаете использовать индуктивное объединение в группы.