Вот мы и подошли к последнему этапу процесса решения проблем в McKinsey: презентации идей. Выработка гипотез, планирование работы, исследования и анализ привели вас к презентации; но если неправильно ее провести, вся работа пойдет насмарку. Если сложить вместе все разумные бизнес– идеи, которые засохли на корню из-за неэффективной презентации, получилась бы гора выше, чем Эмпайр-СтейтБилдинг. В этой главе мы расскажем, как спасти ваши идеи от такой печальной судьбы.

Если в деловых кругах и есть стереотип относительно McKinsey, то это картинка формальной презентации, которую проводят мужчины в темных костюмах и белых рубашках в зале перед советом директоров. Но в сегодняшней деловой среде это представление все больше устаревает: Фирма проводит уже гораздо меньше формальных презентаций, чем десять лет назад. Но они все еще используются в той или иной форме, чтобы сообщать идеи клиентам. Для этого в McKinsey был разработан ряд весьма эффективных приемов презентации и коммуникации.

Опрошенные нами бывшие сотрудники McKinsey по опыту знают, что именно эти навыки из числа усвоенных ими в Фирме легче всего переносятся на другие организации, причем почти без изменений. Благодаря этому наши бывшие коллеги всегда понятно излагают свои идеи и добиваются их принятия. Презентации в стиле McKinsey настолько эффективны, что один бывший сотрудник даже назвал их «несправедливым преимуществом». Этим преимуществом можете овладеть и вы.

В этой главе мы рассматриваем два аспекта презентации в стиле McKinsey. Во-первых, мы описываем, как структурировать вашу презентацию, чтобы максимально повысить ее воздействие на аудиторию. Во-вторых, подробно рассказываем о техниках, которые помогают убедить аудиторию принять ваши идеи.

Структурирование презентации

McKinsey активно обучает своих консультантов структурированию презентаций, и они серьезно к этому относятся, хотя обучение часто происходит в экзотических странах и сочетается с игрой в гольф. Общее правило: презентация должна как можно яснее и убедительнее сообщать аудитории нужные идеи, а для этого ее структура должна быть прозрачной и понятной.

В данной части мы покажем, как структурировать презентацию для достижения максимального эффекта. Вы увидите, как выстроить свои идеи в логической последовательности, которую легко усвоит аудитория, и как иллюстрировать их диаграммами.

Метод McKinsey

McKinsey подчеркивает необходимость логичности и простоты структуры презентаций.

Будьте структурированны. Чтобы успешно презентовать свои идеи, вы должны вести аудиторию путем логичных рассуждений, шаг за шагом, чтобы за вами было легко следовать. Ваша презентация – проявление вашего мыслительного процесса. Четкие рассуждения требуют столь же четкой формы их подачи. И наоборот: если в мыслях царит неразбериха, то их не удастся четко структурировать.

«Лифт-тест». Иногда бывает совсем мало времени на изложение рекомендаций. Поэтому вы должны уметь ясно и четко изложить их суть клиенту за время 30-секундной поездки в лифте. Если вы прошли «лифт-тест», то вы хорошо подготовились для продажи своего решения.

Будьте проще: одна идея на диаграмму. Чем сложнее диаграмма, тем менее эффективно она передает информацию. Читатели должны моментально понять значение диаграммы, так что приложите к этому все усилия. Не стоит совмещать в одной диаграмме несколько идей, лучше перерисуйте ее для каждой идеи отдельно и выделите актуальную информацию в каждой диаграмме.

Диаграммы должны быть средством передачи сообщения, а не художественным проектом. В вопросе графики Фирма всегда склонялась к консерватизму. В ее презентациях вы не увидите активного использования цвета или объемной графики – за исключением случаев, когда это необходимо для передачи идеи диаграммы.

Полученные уроки и иллюстрации внедрения

Изо всех навыков, с помощью которых McKinsey решает проблемы клиентов, навык структурирования презентаций требует наименьшей подгонки под условия других организаций. Ведь эффективная коммуникация остается таковой практически всюду, а методы Фирмы крайне действенны. Сьяра Бернхем, специалист по венчурному капиталу в Ever– core Partners, отмечает:

McKinsey проводит очень качественное обучение письменной коммуникации. Технология решения проблем в McKinsey заставляет вас рассуждать логически и четко излагать каждый вопрос и его последствия. Она также помогает проверить тщательность анализа: если презентация пишется с трудом, обычно причина кроется в плохой логике и недостаточном анализе.

Неудивительно, что в вопросах построения презентации бывшие сотрудники McKinsey в основном говорили об одном и том же главном уроке: ваши идеи должны опираться на прочную структуру.

Ваши идеи должны опираться на прочную структуру. Заглянув за внешние атрибуты презентации, мы увидим, что ее суть – в продаже. Даже если вы с командой гордитесь гениальностью своих идей и качеством всей проделанной работы, клиент, а также ваши коллеги и организация могут не разделить этого энтузиазма. Их нужно убедить в вашей правоте, а лучший инструмент для этого – ваша презентация. Будьте уверены: презентация крайне важна. В этом на своем опыте убедился Боб Гарда – бывший директор представительства McKinsey в Кливленде, ставший затем СЕО в известной компании по производству потребительских товаров, а ныне преподаватель маркетинга в школе бизнеса Фукуа при университете Дьюка. Боб отмечает: «Бывало, что в хорошо выстроенной презентации даже сырые идеи принимались на ура, а великолепные идеи в бестолковой презентации ожидал полный провал».

К сожалению, сегодня в корпоративном мире гораздо больше идей терпит провал, чем принимается на ура, если судить по опыту опрошенных нами бывших сотрудников McKinsey. Многие из них были потрясены плохим качеством презентаций на новом месте работы. Вот несколько типичных впечатлений (имена не указаны из соображений конфиденциальности):

Те презентации, которые наши старшие менеджеры проводят друг для друга и клиентов, – удручающее зрелище. Люди не умеют структурировать аргументы, их презентации – поток сознания в чистом виде. И это стало для меня самым ошеломляющим отличием от работы в McKinsey.

Бывший сотрудник McKinsey, работающий в отрасли здравоохранения

* * *

Меня всегда поражает плохое качество презентаций в этой организации. Здесь люди обычно вставляют слова или наброски в слайды PowerPoint и всерьез считают это презентацией. Это не так. Если у вас есть только список пунктов, где нечего показать в графическом виде – на диаграмме или схеме, то я считаю, что достаточно просто поместить его в служебную записку, рассылаемую перед встречей. На многих встречах мы вместе читаем наброски, без всяких диаграмм. Как в детском саду.

Бывший сотрудник McKinsey, работающий в отрасли финансовых услуг

* * *

Я работал со старшим руководителем, который часами ходил вокруг да около, не переходя к главной теме. Если провести тест «Что это нам даст?» с его слайдами, ответ был бы: «Вот куча данных, которые я знаю». У членов совета директоров лопалось терпение во время его презентаций. Я целых два года переучивал его.

Бывший сотрудник McKinsey, работающий в розничной торговле

Неудивительно, что эти люди говорят с таким раздражением. Из-за плохой презентации слушателям трудно понять хорошую идею. Но чаще плохо спланированная презентация означает и плохо продуманную идею: сложно поместить бессвязные мысли в связную структуру.

И наоборот, грамотно составленная презентация хорошей идеи может быть мощным инструментом изменений. Информирование всей организации о направлении движения действует как катализатор. Став СЕО компании по производству потребительских товаров, Боб Гарда убедился в этом на практике: «Большинство людей не умеют построить связную структурированную презентацию, где раскрывается тема, из которой вытекают подтемы. Когда я пришел в эту компанию, там не было четкого видения будущего. Я считал, что видением надо заняться немедленно, и уже то, что я смог составить презентацию на эту тему – потому что очень уверенно владел навыком структурированного изложения идей, – оказало на компанию огромное влияние».

Эта способность связно и логично презентовать идеи стоит за тем, что сама Фирма называет своим умением «помогать осуществлению изменений». Его суть – не только создавать хорошие идеи, но и подробно рассказывать клиенту о том, как они работают. Это умение прекрасно переносится и на другие организации. Нил Крокер, генеральный директор компании Virtual University Enterprises, входящей в состав Pearson PLC, отмечает:

Уверенные навыки общения, подкрепленные твердой логикой, сводят на нет большинство опасений. Ни СЕО, ни совет директоров в моей компании еще ни разу не отказывали мне в том, чего я очень хотел. Презентация – это незаменимый навык для реального мира. И это почти несправедливое преимущество!

К счастью, вам не нужно работать в McKinsey, чтобы научиться составлять эффективные презентации. Некоторые бывшие сотрудники Фирмы сами учат этому коллег в своих новых организациях. Мы надеемся, что в этой части главы расскажем вам достаточно, чтобы вы смогли положить начало такому обучению и на своем месте работы.

Указания по внедрению

Успешная презентация – «мостик» от вас (ее автора) к аудитории. Благодаря презентации слушатели узнают то, что известно вам. Вы можете облегчить этот процесс для своей аудитории, выстраивая четкую и логичную структуру объяснений. К счастью, если вы придерживались изложенных в этой книге принципов, то уже имеете прочное основание для такой структуры: вашу начальную гипотезу.

Если вы верно разбили свою начальную гипотезу на вопросы и подвопросы по принципу МЕСЕ (а затем скорректировали ее согласно результатам анализа), то получили готовый набросок своей презентации. Если гипотеза имела хорошую структуру, то и презентация будет иметь хорошую структуру. И наоборот: если логика презентации «хромает», то имеет смысл пересмотреть логику гипотезы. Многие из опрошенных нами бывших сотрудников McKinsey обнаружили, что это полезная проверка их мышления. Просто сведите воедино подтверждения ваших аргументов и разместите их в нужных местах дерева вопросов.

В качестве примера вернемся к дереву вопросов Acme Widgets из главы 1 (см. рис. 1-2 на стр. 38). Начальная гипотеза вашей команды заключалась в том, что Acme может снизить маржинальные затраты на производство плетеных ковриков с помощью нового, ускоренного процесса их просушки. Анализ подтверждает, что новый процесс обойдется дешевле, что Acme в состоянии осуществить изменения для его внедрения и что качество ковриков не ухудшится. Так и скажите на первом слайде (см. рис. 5-1). С его помощью вы демонстрируете слушателям структуру презентации: теперь они знают направление ваших мыслей, и следовать за вами будет легче.

Остальные слайды вашей презентации следуют из первого: каждый из основных пунктов представляет собой часть презентации, состоящую из различных уровней подвопросов. Например, посмотрим на второй основной вопрос: «Может ли Acme осуществить нужные изменения в производственном процессе?», который мы подробно рассматривали в главе 1. Различные подвопросы, возникшие в связи с тем обсуждением, теперь стали пунктами второй части вашей презентации: в нашей организации есть а) необходимое оборудование и б) навыки (рис. 5-2). Вы можете повторять этот процесс при спуске по дереву вопросов до самого низа; но в зависимости от аудитории можно и не слишком глубоко вдаваться в подробности. При этом, на каком бы уровне детализации вы ни остановились, логика вашей презентации все равно будет ясна.

Рис. 5-1. Презентация Acme Widgets: первый слайд

Рис. 5-2. Презентация Acme Widgets: введение во вторую часть