После
того как вы определили архитектуру магической пирамиды смыслов и готовы
приступить к изложению документа, желательно выстроить суждения на бумаге так,
чтобы всем стало понятно, как будет организован документ. Структурирование
документа естественным образом отражает иерархическую структуру магической
пирамиды, как это показано на рис. 23.
Эту иерархию можно отразить самыми разными
способами. Наиболее рас-пространенные среди них - заголовки, подзаголовки,
нумерация, деление на параграфы. Вы сами можете выбрать наиболее понравившийся
способ. Мы склоняемся к тому, чтобы пользоваться заголовками так, как описано
ниже. Од-нако сторонники других способов выделения структуры могут выдвинуть
достаточно сильные аргументы в пользу своей точки зрения, поэтому все эти
ва-рианты мы тоже обсудим.
Какой бы формат вы ни использовали, помните:
ваша цель - облегчить восприятие документа. В свою очередь это означает, что
структурирование должно соответствующим образом отражать уровни абстракции в
ваших рассуждениях. Это необходимо, чтобы не запутать изложение и, конечно,
чита-теля.
Сначала желательно разобраться в правилах
«высвечивания» структуры, а затем научиться ими пользоваться.
Заголовки
Важным техническим приемом для организации
структуры при помощи заголовков является субординация заголовков, отражающая
субординацию идей. На рис. 24 такая субординация устанавливается расстоянием
заголовка or левого поля документа. Главные заголовки примыкают к полю, подзаголовки
сдвигаются вправо, названия параграфов сдвигаются еще правее и т. д. Конечно
же, такой логике должен соответствовать и визуальный стиль заголовков, то есть
размер и толщина шрифта. И вновь напомним: каждый заголовок должен
соответствовать определенной целостной группе суждений.
Поскольку заголовки представляют группы
суждений, они должны отражать и взаимосвязь между идеями внутри пирамидальной
структуры. Вот некоторые правила для распределения заголовков:
1. Никогда не используйте только один элемент.
Поскольку заголовки указывают на тот или иной уровень абстракции в
пирамидальной структуре, вы никогда не сможете использовать один и тот же
способ указания на уровень структуры многократно. Говоря проще, не следует
выделять что-то только потому, что это хорошо выглядит на странице. Подобный
рекламный трюк подходит исключительно для газет и журналов: за счет случайных
заголовков в них разрывается монотонность больших объемов текста. В нашем же
случае заголовок необходим, чтобы привлечь внимание к суждению, которое
выражает главную мысль группы, а группа в свою очередь сама поддерживает группы
на более высоком уровне абстракции.
2. Отражайте сходство идей через сходство
форм. Поскольку все идеи в группах - это идеи одного и того же рода, желательно
подчеркивать это генеалогическое родство при помощи одинаковых грамматических
форм, используемых в заголовках, и т.д. Если первая идея в группе заголовков
одного уровня пирамиды начинается с глагола, необходимо, чтобы и остальные
начинались с глагола; если первая идея в группе подзаголовков подчиненного
уровня пирамиды начинается с прилагательного, необходимо, чтобы и остальные
начинались с прилагательного.
Необходимо назначить Исполнительного
Директора, чтобы:
Координировать деятельность Эффективно
проводить улучшения.
Необходимо перестроить систему руководства,
дабы обеспечить:
Распределение отелей по группам поддержки
Ответственное управление заграничными активами. Вывод Советов Директоров из
руководящих структур.
Как вы понимаете, использование в заголовках
подразделов в первой группе глаголов в неопределенной форме не означает
обязательного использования их же во второй группе. Помните, что для нас здесь
важнее невидимая связь между идеями в группе, а не связь между группами.
Параллельное назначение заголовков одной грамматической формы подчеркивает
единство суждений внутри подраздела.
3. Ограничивайте длину заголовков. Заголовок
означает напоминание, он не должен доминировать над текстом. Следовательно,
желательно делать его настолько кратким, насколько это возможно. Не стоит,
например, пи-сать в заголовке над текстом: «Полная занятость Исполнительного
Дирек- тора обеспечивает оперативность и дает возможность...»
4. Не используйте заголовки как часть текста.
Они больше нужны для глаз, а не для ума. Поскольку заголовки пробегают глазами,
а не читают внима-тельно, не следует рассчитывать на то, что их воспримут как
важную часть ваших рассуждений. В соответствии с этим обращайте внимание на
пер-вые высказывания: именно они показывают читателю начало группы
рас-суждений. На самом деле ваш документ должен быть построен так, чтобы его
можно было гладко читать и воспринимать и без заголовков. По этой причине
никогда не используйте заголовки как часть документа.
Например: «Полная загруженность
Исполнительного Директора.
Такая загруженность способствует более
плодотворной повседневной работе всего аппарата...»
Это правило не относится к нумерации
параграфов, поскольку сами цифры иногда читаются как часть текста.
5. Постепенно подводите читателя к каждой
новой группе заголовков. Жела- тельно заранее высказывать главную мысль,
которая будет объясняться или обосновываться идеями, объединенными в новой
группе, и намечать дальнейший маршрут ваших идей. Не сделать это — значит,
запутать читателя, заставить его разбираться в некой таинственной истории.
Читатель не сможет оценить главную мысль, ее глубину и важность до тех пор,
пока не дочитает все до конца. А в конце он может благополучно забыть начало.
По этой причине никогда не следует сразу же после заголовка всего документа
вставлять название ключевой главы. И точно так же не стоит сразу после названия
любой главы вставлять название какого-либо раздела.
Помните о необходимости изящных «подводок.»
1. ЭТО ЗАГОЛОВОК ГЛАВЫ
Названия глав нумеруются и выставляются по
центру страницы. Следует подобрать такие слова, которые отражают основную
мысль, излагаемую в главе. В абзаце, следующем сразу же после названия,
необходимо ясно выразить главную мысль. Здесь же неплохо вооружить читателя
всей дополнительной информацией, которая позволит ему убедиться в том, что вы
оба - автор и читатель — стартуете к главной идее «из одного места». Если
необходимо использовать подзаголовки, желательно организовывать их в одинаковом
визуальном ряду, так сказать, параллельно. Ключевые группы суждений можно
выделять точками или другими отличительными знаками, например:
• первая главная мысль и ее развитие,
• вторая главная мысль и ее развитие.
ЭТО ЗАГОЛОВОК РАЗДЕЛА
Подбирайте слова для названия раздела так,
чтобы они отражали идею, которая будет в нем развита или обоснована. Не
забывайте о грамматическом сходстве заголовков в пределах одной главы. В
дальнейшем раздел может быть разбит на подразделы или, если его части невелики,
на нумерованные параграфы. Особо важные идеи подразделов следует предварять
объяснениями. Также их можно выделить точками:
• первая мысль подраздела,
• вторая мысль подраздела.
Это заголовок подраздела
Здесь также важно подбирать слова, отражающие
принципиальные положения подразделов, и пользоваться единообразным,
«параллельным» оформлением. Если необходимо или желательно деление подразделов,
можно воспользоваться нумерацией параграфов.
1. Это
нумерованный параграф. Первое предложение или фраза, открывающая его, могут быть
подчеркнуты, чтобы указать на сходство суждений в группе. Развитие мысли может
потребовать большего объема, чем объем одного параграфа, однако постарайтесь
ограничиться максимум тремя. - — Это подпараграф, выделенный горизонтальным
тире, который используется, чтобы разделить мысль параграфа на составные части.
•
Мы редко структурируем содержание до такой глубины, но если вы все же
делаете это, пользуйтесь именно таким приемом.
* * *
Кроме всех перечисленных способов разделения
текста можно использовать звездочки и цифры в круглых скобках (5). Звездочки
могут быть выставлены в ряд по центру страницы для обозначения перехода к
выводу в особо длинных разделах. Цифры в скобках используются для выделения
списков, когда число пунктов не превышает пяти, или для того, чтобы привлечь
внимание читателя к параграфу, содержащему особо важную мысль.
•
Эти пожелания следует законспектировать на отдельном листе и всегда
держать перед глазами, когда вы работаете над документом.
6. Не переусердствуйте. Возможно,
это самое главное правило. Желательно использовать заголовки, только если они
действительно подчеркивают вашу мысль, если они помогают читателю разобраться в
документе и запомнить его. Слишком мелкое структурирование документа на разделы
и подразделы никому не нужно.
Если вы умело подберете заголовки,
объединенные в удобное оглавление, они точно передадут содержание вашего
документа и станут еще одним исключительно полезным инструментом для читателя,
с помощью которого он сможет ориентироваться в написанном и точнее поймет вашу
мысль.
Подчеркивание
Другим популярным подходом к выделению идей в
документе является подчеркивание суждений, объясняющих или обосновывающих
утверждения ключевой линии (рис. 25). Иногда встречается подчеркивание и на
более низких уровнях, но для этого используются другие варианты и формы
подчеркивания.
Главная цель этого способа - обеспечить
быстрое и легкое восприятие при чтении документа. Теоретически предполагается,
что читатель может пробежаться глазами по выделенным местам и в основных чертах
ознакомиться с аргументацией документа и его главными положениями.
Используя этот подход, помните о том, что:
1. Вы должны строго следовать логике вопросов
и ответов. Мысль, находящаяся ниже, должна четко отвечать на вопрос,
возникающий после ознакомления с тезисом, расположенным выше в тексте. При
грубом однозначном подчеркивании нет места для языковых изысков и усложненных
по форме суждений. Эти «завитушки» разрушают ясную и последовательную логику.
Если вам необходимо развить какое-то суждение или углубиться в ситуацию,
сделайте это во Введении или в заключительных параграфах.
2. Вы должны экономно подбирать слова так,
чтобы общая мысль была распределена между ними, но не потеряна. Многословие
существенно разрушает логику восприятия, особенно если читатель должен сложить
воедино, скажем, тридцать слов, чтобы схватить всю мысль в целом. Поэтому, если
вы не уложились в дюжину слов в описании субъекта или предиката, поработайте
еще.
3. Вы должны быть беспощадны, ограничивая
число подчеркнутых строк, выражающих дедуктивную или индуктивную аргументацию.
Многие игнорируют это требование и в итоге бездумно выделяют при помощи
подчеркивания все мысли, не учитывая индуктивной или дедуктивной связи между
ними. Вы должны помнить, что в дедуктивной цепочке аргументов не более четырех
звеньев, а в индуктивном множестве - не более пяти членов.
1. Если вы обнаружили, что превышаете этот
предел, значит, группа перегружена и следует «переформатировать» мысли как
компьютерную дискету, стерев с нее все лишнее.
ОТРАЗИТЕ ГЛАВНУЮ МЫСЛЬ В НАЗВАНИИ ДОКУМЕНТА
Напишите параграф или чуть более, содержащий
описание ситуации...
Напишите один параграф или что-то около того,
содержащий проблему и вопрос, которые вырастают из этой ситуации. Иногда вопрос
неявно подразумевается автором...
Изложите главное суждение. Если в документе
больше семи параграфов, изложите утверждения, входящие в ключевую линию:
• первое утверждение ключевой линии,
• второе утверждение ключевой линии,
• третье утверждение ключевой линии.
ПРИДУМАЙТЕ ЗАГОЛОВОК, ПРЕДВАРЯЮЩИЙ ПЕРВОЕ
УТВЕРЖДЕНИЕ КЛЮЧЕВОЙ ЛИНИИ
Напишите короткое вступление, указывающее
направление развития мысли и ее отношение к главному тезису всего документа. И
снова, если в разделе более семи параграфов, распределите мысли по приоритетам
их важности, подчеркните все самое необходимое, а затем:
1. Пронумеруйте подчиненные суждения,
подчеркните, определите для них особое расстояние от левого края страницы,
НАПИШИТЕ БОЛЬШИМИ БУКВАМИ.
(1) Пометьте БОЛЬШИМИ БУКВАМИ, пронумеруйте цифрами
в скобках, поставьте необходимые значки, подчеркните с учетом предыдущего
подчеркивания и возможных подчеркиваний на нижних уровнях структуризации.
1. Если документ очень объемен, пронумеруйте
без скобок, подчеркните с учетом важности и уместности мыслей на уровне ниже.
• ВЫДЕЛИТЕ следующий уровень иерархии жирной
точкой, а первое слово - прописными буквами.
- ВЫДЕЛИТЕ знаком тире самый низкий уровень,
прописными буквами только первое слово. Все эти процедуры наверняка понравятся
читателю, однако до некоторой степени затрудняют работу автора, потому что
потребуют терпеливой последовательной работы и соответствия строгим правилам.
Десятичная нумерация
Менеджеры многих компаний и большая часть
чиновников государственных учреждений предпочитают заголовкам нумерацию. Она
используется для сквозного структурирования документа. Некоторые обозначают
цифрами каждый параграф. Этот подход имеет то преимущество, что на любую
единичную мысль или рекомендацию можно легко и точно сослаться.
Однако изобилие номеров сбивает читателя,
отвлекая его от содержания документа или раздела. Если вы все же решите
воспользоваться нумерацией, возможно, самым мудрым вариантом будет ее сочетание
с заголовками, а не полный отказ от них. Заголовки помогают читателю получить частичное
представление об идеях, которые содержатся в документе. К тому же они
способствуют запоминанию. По ним читатель быстрее найдет то, что ему нужно,
даже через много дней после изучения документации.
К сказанному добавлю, что обычно мы легче
воспринимаем комбинированное указание «см. в разделе 4.1 о доходах от
производства...», чем сухую ссылку «см. в разделе 4.1...». В первом случае у
нас сразу возникает определенное представление о содержании, во втором - мы
вынуждены ориентироваться только на «географию».
Какую числовую систему следует использовать?
Вот одна из самых распространенных:
I. Ни
одно животное, кроме собаки, не способно умереть за хозяина
1. Другие животные убегают от опасности
А. Собака остается
Б. Даже если это может привести к ее гибели.
Вот другая, возможно, более простая:
1. Ни одно животное, кроме собаки, не способно
умереть за хозяина
1.1. Другие животные убегают от опасности
1.1.1. Собака остается
1.1.1.1. Даже если это может привести к ее
гибели.
Эти примеры показывают, скорее, цифровую связь
между нумерованными высказываниями, нежели действительную форму рассуждения. На
рис. 23 указан похожий метод, которым можно воспользоваться при выделении
логической структуры. Помните только, что не стоит нумеровать параграфы в Введении,
в заключительных выводах, в переходах между разделами и во вступлениях в
отдельные главы.
5. ПОДАЧА МАТЕРИАЛА И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ТЕКСТА
ПРЕЗЕНТАЦИИ
Следует ли ведущему презентации заранее
подготовить написанный текст или он может вести ее более-менее спонтанно,
опираясь на отрывочные записи? Этот вопрос задают постоянно и отвечают на него
чаще всего неверно.
Давайте согласимся с утверждением: «Лучший
оратор - это естественный оратор». Он говорит легко, свободно, плавно,
практически не заглядывая в свои шпаргалки. Импровизатор запросто разговаривает
с нами в естественной манере. Он обращается только к нам, реагирует на нас.
Такая свободная презентация не может быть подготовлена заранее и не основана на
написанном тексте. Других же листочки с каракулями заметно связывают по рукам и
ногам.
5.1. ПРОБЛЕМЫ, ВОЗНИКАЮЩИЕ ИЗ-ЗА ОТСУТСТВИЯ
ТЕКСТА ВЫСТУПЛЕНИЯ
Для большинства из нас неподготовленная
презентация - это скорее проблема вдохновения, а не описания предмета речи.
Зачастую наш язык не так гладок, а слова не так выразительны, как нам того
хотелось бы. И даже те, кто не испытывает видимых трудностей, сталкиваются с
тремя проблемами.
5.1.1. Наглядные
материалы
Превосходному оратору не нужны наглядные
материалы, потому что аудитория и так слушает его, а не погружается в сон. Но
тема презентации очень часто может быть раскрыта только с использованием
наглядных материалов. Если это так, то оратор попадает в зависимость от
плакатов или слайдов и порядка их подачи. Слайды, иллюстрации идут в строгой
последовательности, оператор или проектор подают их один за другим, в
результате чего многословный оратор или не успевает прокомментировать их, или
пропускает значительные куски своего доклада.
5.1.2. Хронометраж
Презентация почти всегда ограничена по времени.
Поскольку необходимо высказать все важное, текст готовят заранее. В противном
случае можно либо нарушить регламент, либо забыть о важных вещах.
5.1.3. Обоснованный
порядок подачи
Все вы согласны с тем, что определенные мысли
следует высказывать в определенное время и в определенной аудитории. Любой
доклад должен быть логически оптимизирован. Другими словами, существует
наилучший порядок подачи мыслей. Он делает ваши мысли понятными и доступными
для каждого слушателя. Существуют удачные слова и фразы, с помощью которых вы
можете подчеркнуть весомость своих аргументов. Как только вы обнаруживаете все
это, любая гениальная, но спонтанная презентация кажется не совсем удачной,
потому что, будучи написанной заранее, она могла бы выглядеть лучше.
Многие, осознав это, садятся за свои
письменные столы и записывают то, что хотят сказать. Они убеждены, что
полностью подготовили свои презентации. Но, увы, это не так. Они просто
заполняют словами бумагу.
5.2. НЕ ЧИТАЙТЕ СЛУШАТЕЛЯМ НИКАКИХ БУМАГ
Я не совсем понимаю, почему чтение вслух
документов, бумаг и озвучивание написанного кажется таким раздражающим и до
некоторой степени обидным на презентациях. Выдающиеся ученые читают свои
доклады в научных обществах, и никто не возражает против этого. Вероятно, в
таком случае аудитория получает (или надеется получить) привилегию услышать и
узнать первыми о новых открытиях до их официального появления на страницах
научных журналов и книг...
Графическое выделение
Иногда ваш документ настолько короток, что
структурировать его содержание бессмысленно ни с помощью заголовков, ни
посредством нумерации. Тем не менее в нем есть идеи, объединенные в группы, и
для вас желательно подчеркнуть это каким-то способом. Ведь читателю легче
воспринимать ваши рас-суждения и аргументацию, когда он не только следит за
вашей мыслью, но и видит единицы текста. Разберемся в двух вариантах
графического выделения, показанных на рис. 27-А и 27-Б.
Я запланировала встречу с Франком Гриффитом и
инженерами-производственниками, посвященную проблемам творческого мышления на
вторую неделю сентября, а встречу с Эль Бимом и его командой - на третью.
Полагаю, мне потребуется несколько слайдов для
Введения, чтобы проиллюстрировать предлагаемую концепцию наглядного мышления.
Также необходимы слайды со специфическими
примерами позитивного воздействия языковых конструкций. Эти слайды стоило бы
использовать в конце встреч как своего рода сводку. Языковые конструкции
необходимо напечатать и применять как визуальный раздаточный материал.
Слайд-шоу, посвященные результатам
нововведений, вполне могут подой-ти для встречи с Франком Гриффитом на второй
неделе сентября. Их же возможно использовать и во встрече с Эль Бимом.
Также мы собираемся использовать как часть
Введения фильм «Почему че-ловек творит».
Слайды необходимы и для работы секции
«Значимые детали творческой атмосферы».
Предложенный вариант выделения структуры
абсолютно прост и понятен, но второй кажется еще более ярким и удобным для
читателя.
С длинным документом вы имеете дело или с
коротким, наглядное вы деление групп идей и исходных суждений всегда делает их
более легкими для запоминания. Однако запомните: как и в случае с заголовками,
придер-живайтесь единообразия и экономичного подхода, иначе этот прием не
сработает.
Я запланировала встречу с Франком Гриффитом и
инженерами-производственниками, посвященную проблемам творческого мышления на
вторую неделю сентября, а встречу с Эль Бимом и его командой -на третью. Для
обеих этих встреч потребуется слайд-шоу, чтобы подчеркнуть:
1. Главные положения Введения. Предложенная
концепция наглядного мышления должна быть проиллюстрирована.
2. Специфические примеры позитивного
воздействия языковых конструкций. Эти слайды стоило бы использовать в конце
встреч как своего рода сводку. Языковые конструкции необходимо напечатать и
применять как визуальный раздаточный материал.
3. Результаты нововведений, которые мы
осуществили, вполне могут подойти для встречи с Франком Гриффитом на второй
неделе сентября. Их же возможно использовать и во встрече с Эль Бимом.
4. Шаги, которые необходимо предпринять для
создания творческой атмосферы.
Обратите внимание на то, что все выделения
определенных суждений в этом примере помогают читателю. Они подчеркивают
логическую взаимосвязь, которую тут же улавливает сознание и оценивает разум.
Эти приемы экономят совсем немного времени, но если читатель - это человек,
который работает с документами денно и нощно, суммарная экономия времени весьма
значительна.
Запомните главное правило наглядного выделения
единиц текста: идеи и суждения, выделенные графически или позиционно,
необходимо выражать в одинаковых грамматических формах. Это помогает не только
сделать текст более ясным и легким для читателя, но и проконтролировать
правильность своих высказываний. Например, на рис. 27-Б автор вообще не
сообщает чего-либо о слайдах в связи с созданием творческой атмосферы, очевидно
потому, что это сообщение здесь лишнее.
| 
